1. Veri sorumlusu
Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Cekci Lab Teknoloji Limited Şirketi (“WarmBreak”, “Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.
Etkinliği düzenleyen kurum (organizatör), etkinliğin yürütülmesi için gereken bilgilerinizi platform üzerinden görür. Organizatörün neyi gördüğü aktarım bölümünde yazılıdır. Organizatör bu bilgileri yalnızca o etkinlik için kullanabilir. Organizatörün platformdan indirdiği kopya için, örneğin katılımcı listesi dosyası için, o kopyayı işleyen organizatör de veri sorumlusudur.
- Unvan
- Cekci Lab Teknoloji Limited Şirketi
- Adres
- Kazımdirik Mah. 296/2 Sk. No: 33 Bornova / İzmir
- Vergi dairesi
- Hasan Tahsin
- Vergi numarası
- 2040720788
- Başvuru e-postası
- support@warmbreak.com
- Destek
- support@warmbreak.com
2. İşlenen kişisel veriler
Yalnızca ürünün çalışması için gereken veriyi topluyoruz. Aşağıdaki tablo uygulamanın veritabanı şemasından çıkarılmıştır; burada yazmayan bir veri kategorisi işlenmez.
| Kategori | Veriler | Kaynak |
|---|---|---|
| Kimlik ve iletişim | Ad soyad, e-posta adresi, profil fotoğrafı, dil ve saat dilimi tercihi | Sizden |
| Kartvizit bilgileri | Telefon numarası, e-posta adresi, unvan, kurum, sektör, kıdem, biyografi, web sitesi, LinkedIn / X / GitHub adresi, eğitim bilgisi (okul, alan, mezuniyet yılı), profilinize eklediğiniz ilgi etiketleri | Sizden (isteğe bağlı) |
| Etkinlik verisi | Kaydolduğunuz etkinlikler, başvurularınız ve başvuru metniniz, organizatörün başvurunuz hakkında yazdığı karar notu, size gelen davetler ve durumları, QR ile yapılan check-in kaydı | Ürün kullanımı, sizden ve organizatörden |
| Davet bilgisi | Bir organizatörün sizi davet etmek için girdiği e-posta adresi, varsa davet mesajı, davetin durumu (gönderildi, açıldı, kabul, red, süresi doldu) ve son kullanma tarihi. Hesabınız olmasa da işlenir | Organizatörden |
| Etkinlik sonrası | Katılım belgesi kaydı (doğrulama kodu ve düzenlenme anı) ve etkinlik sonrası anketine verdiğiniz cevaplar (puan, seçim ve serbest metin). Cevaplarınız ile hesabınız arasındaki bağ ayrı tutulur ve sınırlı süre sonra koparılır | Sizden |
| Kurum takibi ve duyuru tercihleri | Takip ettiğiniz kurumlar ve takip dönemleri, yeni etkinlik bildirimlerinin size gönderildiği kayıt, kurum duyurularını kapatma ve yeniden açma kayıtlarınız, kurum susturma tercihiniz, size gönderilen duyuruların teslim kaydı, adresinize ulaşmayan ya da şikâyet edilen e-postaların kaydı (adres özetiyle) | Ürün kullanımı |
| İlgi kaydı | Hangi etkinlik sayfasını açtığınız ve hangi etkinliği kaydettiğiniz, gün başına tek kayıt olarak. Yalnızca kullanım analitiği rızanız varsa tutulur | Ürün kullanımı |
| Tanışma verisi | Karşılaşma kayıtları (kiminle, hangi etkinlikte, ne zaman), kişiler hakkında yazdığınız özel notlar, eklediğiniz etiketler ve takip hatırlatmaları, görüşme talebi mesajları ve talep anındaki ad, unvan ve kurum bilgisi, ajandanızdaki dolu saatler, engellediğiniz kişiler ve engel anındaki kart bilgileri, kart paylaşım bağlantınız | Sizden |
| Öneri kayıtları | Size gösterilen etkinlik ve kişi önerileri ile onlara ne olduğu (görüldü, açıldı, kayda dönüştü). Kimlik içermeyen toplam sayılar herkesten toplanır, hesabınıza bağlı kayıt yalnızca kullanım analitiği rızanız varsa tutulur | Ürün kullanımı |
| İşlem güvenliği | Oturum kayıtları, tarayıcı/cihaz bilgisi, IP adresinin karıştırılmış özeti, rıza kayıtlarınız | Otomatik |
| Bildirim | Cihaz bildirim jetonu ve platform bilgisi | İzniniz üzerine |
| Bildirim ve ileti kayıtları | Uygulama içi bildirimleriniz, bildirim tercihleriniz, etkinlik hatırlatması ve etkinlik sonrası iletisinin size gönderildiği kayıt | Otomatik |
| Şikâyet ve talepler | Bir kişi ya da etkinlik hakkında yaptığınız şikâyet ve açıklamanız, veri indirme talepleriniz | Sizden |
3. İşleme amaçları
- Hesabınızı açmak, kimliğinizi doğrulamak ve oturumunuzu güvenli tutmak
- Etkinliklere kaydolmanızı, başvurmanızı ve davet almanızı sağlamak
- Etkinlik öncesinde görüşme talebi göndermenizi ve almanızı sağlamak
- Etkinlik günü QR ile check-in yapmanızı ve tanıştığınız kişileri kaydetmenizi sağlamak
- Çift taraflı onayla kartvizit değişimini yürütmek ve kartvizit cüzdanınızı tutmak
- Organizatörün davet ettiği kişiye davet e-postasını iletmek ve davetin durumunu denetlenebilir tutmak
- Katılım belgenizi düzenlemek ve doğrulanabilir kılmak
- Etkinlik sonrası anketini organizatöre kimliğiniz olmadan, toplu sonuç olarak iletmek
- Takip ettiğiniz kurumun yeni etkinliğini size bildirmek ve kurum duyurularını kapatma tercihinizi uygulamak
- Size önerilecek etkinlikleri yakın geçmişteki ilginize göre sıralamak (yalnızca açık rızanız varsa)
- Katılım geçmişinize ve ilgi etiketlerinize dayanarak size etkinlik ve kişi önermek
- Önerilerin isabetini ölçmek ve iyileştirmek (hesabınıza bağlı kayıt yalnızca açık rızanız varsa)
- Ürünü geliştirmek için kullanım analitiği ölçmek (yalnızca açık rızanız varsa)
- Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve rıza kayıtlarını denetlenebilir tutmak
Verileriniz reklam ağlarına, veri simsarlarına veya sponsorlara satılmaz. Sponsorlara yalnızca sizin o etkinlikte bilinçli olarak paylaştığınız bilgi, paylaştığınız kadarıyla ulaşır.
4. Hukuki sebepler
| İşleme | KVKK md. 5 dayanağı |
|---|---|
| Hesap açma, oturum, etkinlik kaydı ve kaydolduğunuz etkinliğin katılımcı listesinde yer alma (liste yalnız o etkinliğe kaydolanlara açıktır ve iletişim bilgisi taşımaz) | Sözleşmenin kurulması ve ifası için zorunlu olması |
| Güvenlik kayıtları, kötüye kullanım önleme | Meşru menfaat |
| Katıldığınız etkinliklerden ve ilgi etiketlerinizden size etkinlik ve kişi önerilmesi | Meşru menfaat |
| Önerilerin isabetinin kimlik içermeyen toplam sayılarla ölçülmesi | Meşru menfaat |
| Hata kayıtlarıyla arızaların teşhis edilmesi | Meşru menfaat |
| Rıza kayıtlarının ve fatura kayıtlarının saklanması | Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi |
| Kartvizitinize yazdığınız sosyal medya ve web adresleri | İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması |
| Başvurunuzun ve başvuru metninizin organizatöre iletilmesi, davet kabulü | Sözleşmenin kurulması ve ifası için zorunlu olması |
| Organizatörün girdiği e-posta adresine davetin iletilmesi | Meşru menfaat |
| Katılım belgesinin düzenlenmesi | Sözleşmenin ifası |
| Etkinlik sonrası anket cevapları (anketi doldurmak isteğe bağlıdır) | Meşru menfaat |
| Takip ettiğiniz kurumun yeni etkinlik bildirimi | Sözleşmenin ifası (takibi siz başlatırsınız) |
| Kurum duyurusu ret kaydının tutulması | Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi ve meşru menfaat |
| Pazarlama e-postası, analitik, hesabınıza bağlı öneri kaydı ve ilgi kaydı | Açık rıza |
5. Aktarım ve yurt dışına aktarım
Hesap, etkinlik ve tanışma verilerinizin tutulduğu veritabanı, önbellek ve yedekler Amazon Web Services’in İstanbul’daki sunucularında saklanır. Bunun dışında verileriniz, hizmeti ayakta tutmak için gereken sınırlı sayıda hizmet sağlayıcıya aktarılır; her sağlayıcının bulunduğu ülke aşağıdaki tabloda yazılıdır. Aktarılan veri, sağlayıcının işini görmesi için gereken en az veridir.
| Alıcı | Ülke | Ne için | Aktarılan veri |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services (barındırma) | Türkiye (İstanbul) | Uygulamanın veritabanı (PostgreSQL), önbelleği (Redis) ve yedekleri | Hesap, etkinlik ve tanışma verisinin tamamı |
| Etkinliğin organizatörü (kurum ve yetkili ekibi) | Kurumun bulunduğu yer | Etkinliğin yürütülmesi: kayıt ve başvuru yönetimi, kapıda check-in, davet takibi, etkinlik sonrası anket sonucu | Ad, unvan, kurum, profil fotoğrafı, kayıt durumu, kayıt kaynağı, bilet türü, kayıt ve check-in zamanı, başvuru metniniz, organizatörün kendi girdiği davetli e-posta adresi ve davetin durumu. Organizatör katılımcı listesini bu bilgilerle dosya olarak indirebilir. Anket cevapları kimliksiz ve en az 5 cevap birikince toplu olarak gösterilir. Kurum takipçilerinin yalnızca sayısını görür. E-posta adresiniz ve telefonunuz organizatöre gösterilmez |
| Aynı etkinliğe kaydolan diğer katılımcılar | Katılımcının bulunduğu yer | Katılımcı listesi (etkinlik öncesi tanışma ve görüşme talebi) | Ad, unvan, kurum, kıdem, sektör, kısa biyografi, profil fotoğrafı ve ilgi etiketleri. İletişim bilgisi aktarılmaz |
| Amazon Web Services (dosya depolama) | Türkiye (İstanbul) | Yüklediğiniz görsellerin depolanması | Profil fotoğrafı, kartvizit logosu, etkinlik görselleri ve görseli isteyen cihazın IP adresi |
| Amazon Web Services (Amazon SES) | Almanya (Frankfurt) | Giriş kodu ve işlemsel e-postalar | E-posta adresiniz, adınız ve mesaj içeriği. Geri dönen ve şikâyet edilen adresler, gönderimi durdurmak için sağlayıcının bastırma listesinde tutulur |
| Google (Firebase Cloud Messaging) | ABD ve AB | Mobil bildirimlerin cihazınıza iletilmesi (Android ve iOS) | Cihaz bildirim jetonu ve bildirim metni |
| Apple (Apple Push Notification service) | ABD | iOS cihazlarda bildirimin cihazınıza son teslimi | Cihaz bildirim jetonu ve bildirim metni |
Etkinlik sayfasındaki harita sunucumuz üzerinden yüklenir ve harita sağlayıcısına (OpenStreetMap) kişisel veriniz aktarılmaz. Sağlayıcı yalnızca sunucumuzun adresini görür. IP adresiniz, çerezleriniz ve tarayıcı bilgileriniz ona iletilmez. Konumunuz alınmaz.
6. Saklama süreleri
| Veri | Süre | Dayanak |
|---|---|---|
| Hesap ve kartvizit verisi | Hesabınız açık olduğu sürece | Sözleşmenin ifası |
| Silme talebi sonrası bekleme | 14 gün | Kazara silmeye karşı koruma |
| Onaylanmamış kayıt (e-posta doğrulanmamış) | 7 gün | Sarkan veriyi biriktirmemek |
| Karşılaşma ve etkinlik kayıtları | Hesabınız silinince anonimleştirilir | Meşru menfaat (istatistik) |
| Öneri kayıtları, kimlik içermeyen toplam sayılar | 730 gün | Meşru menfaat (mevsimsel karşılaştırma) |
| Öneri kayıtları, hesabınıza bağlı | 180 gün | Açık rıza (geri alınca yeni kayıt oluşmaz) |
| Reddedilen başvuru (başvuru metni dahil) | 30 gün sonra tamamen silinir | Veri en aza indirme |
| Başvuru cevabınız ve organizatörün başvurunuz hakkında aldığı not | Etkinliğin bitişinden 12 ay sonra silinir. Hesabınız daha önce silinirse başvuru cevabınız o anda silinir | Sözleşmenin ifası |
| Organizatörün davet için girdiği e-posta adresiniz ve davet mesajı | Etkinliğin bitişinden 12 ay sonra silinir. Davet 14 gün sonra süresi dolmuş sayılır. Adresiniz, o adresle açılmış hesap silinince ya da silme başvurunuz üzerine daha önce de kaldırılır | Meşru menfaat (davetin denetlenebilir olması) |
| Anket cevabı ile hesabınız arasındaki bağ | Anket kapanışından 30 gün sonra koparılır (anket etkinlik bitişinden en geç 14 gün sonra kapanır) | Veri en aza indirme |
| Anketteki serbest metin cevapları | Etkinlik bitişinden 12 ay sonra silinir | Meşru menfaat |
| Anketteki puan ve seçim cevapları | Etkinlik bitişinden 24 ay sonra silinir, bu sürede kimliğinizden ayrılmış olarak durur | Meşru menfaat |
| Katılım belgesi kaydı | Hesabınız açık olduğu sürece | Sözleşmenin ifası |
| Kurum takibi, duyuru ret ve teslim kayıtları | Hesabınız açık olduğu sürece. Takibi bıraktığınızda takip dönemi kapanır, kayıt silinmez | Sözleşmenin ifası, ret kaydında hukuki yükümlülük |
| İlgi kaydı | 180 gün | Açık rıza (geri alınca yeni kayıt oluşmaz) |
| Uygulama içi bildirimler | 90 gün | Veri en aza indirme |
| Cüzdan etiketleri, takip hatırlatmaları, engelleme kaydı, kart paylaşım bağlantısı | Hesabınız açık olduğu sürece. Engel kalkınca engel kaydı silinir | Sözleşmenin ifası |
| Şikâyet açıklaması | Hesabınız silinince silinir. Şikâyet kaydı kimliğinizden ayrılmış olarak kalır | Meşru menfaat (kötüye kullanımı önleme) |
| Rıza kayıtları | Hesap silinse de saklanır | KVKK ispat yükümlülüğü |
| Trafik ve işlem güvenliği kayıtları | 2 yıl | 5651 sayılı Kanun |
| Fatura ve muhasebe kaydı (varsa) | 5 yıl | VUK md. 253 |
Süresi dolan kayıtlar bakım işleriyle otomatik olarak silinir veya anonimleştirilir; elle bir talep beklenmez. Hesabınıza bağlı öneri kayıtları hesabınız silindiğinde süre beklenmeden silinir. Hesabınız silindiğinde anket cevabınızla bağınız ve serbest metin cevaplarınız hemen silinir, puan ve seçimleriniz kimliksiz kalır. Katılım belgesi kaydınız, ilgi kayıtlarınız, kurum takibi ve duyuru kayıtlarınız da hemen silinir. Organizatörün davet için girdiği e-posta adresiniz ve davet mesajı, başvuru cevabınız ve organizatörün başvurunuz hakkında aldığı not, etkinliğin bitişinden 12 ay sonra silinir. Davetin ve başvurunun durumu ile tarihleri kayıt olarak kalır. Etkinlik kaydınız ve tanışmalarınız bundan etkilenmez.
7. Otomatik sistemlerle analiz (öneri motoru)
WarmBreak, katıldığınız etkinlikler ve ilgi etiketleriniz üzerinden size etkinlik ve kişi önerisi üretir. Bu, KVKK md. 11/(g) anlamında otomatik bir işlemedir ve mantığını burada açıklıyoruz.
Önerilerin isabetini ölçmek için size hangi önerinin gösterildiğini ve ona ne olduğunu (görüldü, açıldı, kayda dönüştü) kaydederiz. Kayıt iki katmanlıdır. Birinci katman kimlik içermeyen toplam sayılardır (“bu etkinlik 100 kişiye gösterildi, 12 kişi açtı”) ve herkesten toplanır. İkinci katman aynı bilgiyi hesabınıza bağlı tutar ve yalnızca kullanım analitiği rızanız varsa oluşur. Rızanızı geri aldığınız andan itibaren hesabınıza bağlı yeni kayıt oluşmaz. Size önerilen kişinin kimliği hiçbir katmanda tutulmaz. Bu kayıtlar sponsorlarla ya da başka bir üçüncü kişiyle paylaşılmaz. Hesabınıza bağlı olanlar verinizi indirdiğinizde dosyanın içindedir ve hesabınız silindiğinde anında silinir.
Önerilerin ayrı bir kapatma anahtarı bulunmamaktadır. Öneri, ürünün çalışma biçiminin parçasıdır. Buna karşılık motorun beslendiği veri sizin denetiminizdedir. İlgi etiketlerinizi profilinizden kaldırabilir, bir etkinlikteki kaydınızı iptal ederek o etkinliğin katılımcı listesinden çıkabilirsiniz. Otomatik analiz sonucuna KVKK md. 11/(g) uyarınca itiraz etme hakkınız saklıdır. İtirazınızı KVKK Başvuru Formu üzerinden iletebilirsiniz.
Yalnızca davetle katılınan etkinlikler öneri motoruna hiç girmez; varlıkları önerilerde, aramada ve keşifte sızdırılmaz.
8. Haklarınız (KVKK md. 11)
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında verinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
9. Başvuru yolu
Haklarınızı kullanmak için başvurunuzu Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; talep ayrıca bir maliyet gerektiriyorsa Kurul’un belirlediği tarifedeki ücret önceden bildirilir.
- Uygulama içinden KVKK Başvuru Formu. Kimliğiniz oturumunuzdan doğrulanır, en hızlı yoldur.
- support@warmbreak.com adresine, hesabınızda kayıtlı e-posta adresinden e-posta göndererek.
- Islak imzalı dilekçenizi şirket adresine şahsen veya noter aracılığıyla göndererek.
Başvurunuz sonuçsuz kalırsa veya yanıtı yetersiz bulursanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.